Já saí de muitas reuniões com uma página cheia de frases soltas e zero clareza sobre quem ia fazer o quê. Só melhorei quando parei de tentar “documentar tudo” e passei a registrar apenas o que importa para o pós-reunião.

Três Perguntas que Guiam Minhas Notas

Durante a reunião, basicamente procuro responder:

  • 1. O que foi decidido?
  • 2. Quem é responsável pelo quê?
  • 3. Qual é o próximo passo e prazo?

O resto é contexto que pode ser resumido.

Estrutura Simples de Nota

Uso um modelo bem direto:

  • Participantes
  • Objetivo da reunião
  • Pontos principais discutidos
  • Decisões
  • Próximas ações (responsável + prazo)

Equilíbrio entre Ouvir e Escrever

Se você tenta anotar cada frase, para de participar da reunião. Algumas práticas que ajudaram:

  • Registrar palavras-chave, não frases inteiras.
  • Marcar com um símbolo o que virar ação (ex.: “→” antes da frase).
  • Deixar para organizar as notas nos 5 minutos imediatamente após a reunião.

Digital, Papel ou IA?

Já testei todos os formatos:

  • Papel: ótimo para foco, mas exige transcrição depois.
  • Digital: facilita copiar e colar em tarefas e sistemas.
  • IA / transcrição automática: útil como apoio, mas eu sempre faço um resumo manual no final.

💭 Opinião pessoal: A melhor anotação de reunião é a que transforma o encontro em uma lista clara de movimentos concretos. Se não há ação, talvez nem precisasse ter reunião.

💡 Conclusão

Na próxima reunião, esqueça a ideia de registrar tudo. Foque em saídas: decisões, ações, responsáveis e prazos. Em pouco tempo, suas anotações viram ferramenta de alinhamento, não apenas arquivo morto.