Automação não é só robô em fábrica. No escritório, é basicamente tirar da sua mão tudo que é repetitivo, previsível e chato. Você continua decidindo; a máquina faz o serviço pesado.

Identificando o que Vale Automatizar

Antes de pensar em ferramenta, faça um diagnóstico rápido:

• Quais tarefas você faz toda semana exatamente do mesmo jeito?
• Quais exigem copiar e colar informação entre sistemas?
• Quais ficam atrasando porque são entediantes demais?

Comece por aí. Automação boa é aquela que remove atrito do que já está estabelecido.

Tipos Comuns de Automação

Alguns exemplos simples de fluxo:

• Quando chega e-mail com anexo de um cliente específico, salvar o arquivo em uma pasta de nuvem.
• Quando um formulário é preenchido, criar automaticamente uma linha em planilha ou tarefa em ferramenta de gestão.
• Enviar lembretes automáticos para prazos recorrentes.

Ferramentas sem Código

Hoje dá para automatizar muita coisa sem escrever uma linha de código, usando conectores entre apps. O importante é entender:

• De onde vem o gatilho (e-mail, formulário, novo arquivo, mudança de status).
• O que deve acontecer em seguida (criar registro, enviar notificação, atualizar documento).
• Quais exceções existem (casos que você não quer automatizar).

Evitar o Excesso de Automação

Automatizar demais também tem custo:

• Você perde visibilidade de algumas etapas importantes.
• Fica dependente de uma lógica que ninguém lembra como foi configurada.
• Qualquer mudança de processo vira dor de cabeça.

Por isso prefiro começar com poucos fluxos bem documentados.

Documentar o que Foi Automatizado

Sim, dá preguiça, mas salva futuros problemas. Em um documento simples:

• Descreva o gatilho (“quando algo acontece…”).
• Liste as ações (“então o sistema faz isso, isso e aquilo…”).
• Explique como pausar ou editar esse fluxo.