Já vi equipes perderem mais tempo discutindo qual ferramenta de gestão usar do que tocando o projeto em si. Na prática, mudar de plataforma no meio do caminho é caro e cansativo. Por isso, faz sentido pensar bem antes de escolher.

Primeiro: Que Tipo de Projeto Você Toca?

Ferramenta não existe no vácuo. Perguntas que ajudam a clarear a escolha:

  • Você trabalha com tarefas repetitivas ou projetos únicos?
  • O time é pequeno (2–5 pessoas) ou maior?
  • Vocês precisam mais de cronograma ou de kanban visual?
  • O cliente precisa acompanhar o progresso dentro da ferramenta?

Recursos que Valem Mais do que 100 Funcionalidades Extras

Na prática, estes itens fizeram mais diferença do que qualquer recurso “premium”:

  • Criação rápida de tarefas, com atalho de teclado.
  • Responsável + prazo claramente visíveis.
  • Comentários por tarefa, em vez de tudo se perder no chat.
  • Filtros simples por pessoa, status e projeto.

Erros Comuns na Escolha

Alguns padrões que vejo se repetirem:

  • Escolher a ferramenta que está na moda, não a que resolve o problema.
  • Começar com um setup extremamente complexo de campos, tags, automações.
  • Trocar de plataforma a cada seis meses, sem consolidar um processo.

💭 Opinião pessoal: Uma ferramenta simples, mas bem usada, ganha fácil de um sistema sofisticado que ninguém atualiza. O crítico não é a plataforma, é a disciplina do time em mantê-la viva.

💡 Conclusão

Defina primeiro como o trabalho deve fluir (processo), depois encaixe a ferramenta em cima disso. Fazer o inverso — adaptar o time à plataforma — quase sempre termina em frustração e planilhas paralelas.